إرسال البريد الإلكتروني من الألف إلى الياء
(توضيحية)
أثبت الوقت أن شركة "جوجل" وكل منتجاتها قد استطاعت تطوير نفسها وتقديم الخدمات التي تواكب العصر وتناسب المستخدمين واحتياجاتهم، والدليل على ذلك هو الاستخدام الواسع والمنتشر جدا لمنتجات هذه الشركة عالميا في الوقت الذي شهدنا فيه هبوط أسماء لمعت في سماء العالم الإلكتروني في الماضي مثل "إنترنت إكسبلورر". بالإضافة إلى ذلك فإن سهولة استخدام (Gmail) جعلت الكبير والصغير قادرا على استخدامه.
في هذا المقال سنساعدك بالتعرف على طريقة إرسال رسالة بريد إلكتروني خطوة بخطوة، ومع أننا سنتخذ من خدمة الرسائل الإلكترونية (Gmail) مثلاً للإرسال إلا أن معظم خدمات الرسائل الإلكترونية تتبع هذه الطريقة ولذلك يمكن تطبيقها مع باقي المواقع والتطبيقات.
طريقة إرسال رسالة بريد إلكتروني على الحاسوب
- في البداية نفتح الموقع الذي تستخدمه لإرسال البريد الإلكتروني وفي هذا المثال هو (Gmail) حيث بإمكاننا إدخال العنوان مباشرة من أي متصفح أو الدخول إلى (Google) والضغط على النقاط التسع في أعلى ويسار الشاشة لتنسدل منها تطبيقات (جوجل) بما في ذلك (Gmail) وعادة ما يرمز له بمغلف ذو أطراف وحواف ملونة.
- يمكن هنا إدخال اسم المستخدم أو عنوان البريد الإلكتروني وكلمة السر، وعادة ما يكون اسم المستخدم وكلمة السر محفوظان تلقائيا على الجهاز إذا كان الشخص يستخدم حاسوبه الخاص كما أن معظم المتصفحات تبقى ضمن تسجيل الدخول ما لم يقم المستخدم بتسجيل الخروج عند انتهاء جلسته السابقة أو ما لم يختر أن تخرج كل الأجهزة الأخرى من الحساب في مرحلة لاحقة.
- عندما يفتح المتصفح ستظهر لدينا قائمة البريد الوارد الرئيسة وبجانبها سنرى الفئات الأخرى التي يمكننا التحكم بترتيبها مثل الرسائل الاجتماعية والإعلانات.
- في الزاوية اليسرى إلى الأعلى في الصفحات التي تستخدم اللغة الإنجليزية، أو اليمنى إلى الأعلى في الصفحات العربية سنرى زر إنشاء الرسالة الجديدة (Compose).
- عند الضغط على هذا الزر تنبثق نافذة لإنشاء الرسالة الجديدة.
- يمكن إنشاء أكثر من رسالة جديدة في نفس الوقت عبر الضغط على زر (Compose) أكثر من مرة.
- يمكن تكبير نافذة الرسالة الجديدة لتصبح بحجم الشاشة عبر الضغط على زر السهمين المتباعدين أو تصغيرها عبر الضغط على زر السهمين المتقابلين.
- في الحقول الموجودة في نافذة الرسالة الجديدة سنرى خانة المرسل إليه أو (TO) حيث نضع العنوان الإلكتروني للشخص أو المنظمة أو الجهة التي نرسل إليها الرسالة.
- إذا كان المرسل إليه مدرجا في جهات الإتصال أو قد أرسِل إليه رسائل في السابق فإن الحساب يتوقع اسمه بمجرد الضغط على عدة أحرف من اسمه، يمكنك في هذه الحالة النقر على الإيميل المطلوب إدخاله خصوصا إذا كان هناك عدة توقعات لعناوين بريدية إلكترونية تبدأ بنفس الأحرف.
- بإمكانك إرسال نفس الرسالة إلى عدد كبير من الأشخاص عبر إدخال عناوينهم الإلكترونية في حقل المرسل إليهم.
- عادة ما يكون هناك أيضا حقل "النسخة الكربونية" أو (CC) أو (BC) تحت زر المرسل إليهم في حال أراد الشخص إرسال نسخة لأحد الأشخاص للاطلاع مثل مدير الموارد البشرية في شركة أو ربما أحد زملاء العمل الذين يتولون أمر الأرشفة الإلكترونية والورقية إلا أن هذا الحقل ليس من الضروري تعبئته لإرسال الرسالة.
- بعد ذلك يمكن إدخال موضوع الرسالة أو عنوانها (Subject) علما أنه من الممكن إرسال الرسائل وترك خانة الموضوع فارغة إلا أن ذلك في الأوساط العلمية أو العملية غير مقبول. من أمثلة العناوين نذكر لكم "تقرير شهر أيار/مايو المالي" أو "اعتذار عن حضور محاضرة يوم الثلاثاء" أو "طلب إجازة إدارية".
- في الخانة الكبيرة والتي تضم فحوى الرسالة يمكن كتابة الرسالة المراد إرسالها مع التفاصيل والشرح المطلوب.
- يمكن التحكم بحجم الخط ولونه ونوعه وإضافة تعداد رقمي أو نقطي وغير ذلك من مزايا تكون عادة موجودة في برنامج الوورد بسهولة.
- من المفيد أثناء كتابة رسالة على (Gmail) الانتباه إلى المقترحات التي يعرضها الموقع سواء لتصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية أو لإكمال الجمل. على سبيل المثال ما أن تكتب (I hope this) يتوقع لك "جوجل" باقي الجملة وسيظهر لك بخط فاتح (message finds you well) يمكنك إدراج هذا التوقع بالفعل عبر الضغط على السهم الأيمن في الكيبورد.
- إذا اضطررت لعدم إكمال الرسالة على الفور فبإمكانك إكمالها لاحقا دون الخوف من فقدان ما أدخلته من معلومات لأن "جوجل" سيحفظها تلقائيا في المسودات (Drafts).
- إذا كنت تريد إرفاق ملف في رسالتك الإلكترونية فما عليك إلا الضغط على أيقونة المشبك الورقي في أسفل نافذة الرسالة الجديدة حيث ستفتح لديك نافذة تصفح مجلداتك وملفاتك على الحاسوب ويمكنك اختيار المجلد الذي تحفظ فيه الملفات التي تريد إرفاقها والتي سيبدأ (Gmail) بتحميلها بمجرد النقر عليها.
- يمكنك إرفاق الملفات من كافة الأنواع في الرسائل الإلكترونية مثل ملفات الوورد والإكسل والباوربوينت والبي دي إف والملفات الصوتية والصور وغيرها الكثير، كما يمكن في حالة إرفاق عدد كبير أو حجم ضخم من الملفات تحويلها إلى ملفات مضغوطة (RAR) أو (zip) أو غيرهما من الصيغ المناسبة وإرسالها.
- كل ما عليك فعله عند إنهاء كتابة رسالتك وإرفاق ملفاتك هو الضغط على زر "إرسال" أو (Send) في أسفل نافذة الرسالة الجديدة.
- عند الإرسال ستظهر له عبارة "تم إرسال الرسالة" في أسفل الشاشة وبجانبها سترى كلمة "تراجع" أو (Undo) التي تمكنك من التراجع أو سحب الرسالة خلال ثواني قليلة بعد الإرسال.
- عادة ما تنتقل رسالتك إلى فئة "قيد الإرسال" أو (Outbox) ثم تنتقل بعد ذلك مباشرة إلى فئة الرسائل المرسلة أو (Sent).
طريقة إرسال رسالة بريد إلكتروني على الهاتف الذكي
في الحقيقة فإن إرسال البريد الإلكتروني على الهاتف الذكي يتم عبر اتباع نفس الخطوات السابقة باختلاف بسيط هو إمكانية فتح تطبيق (Gmail) أو أي تطبيق خدمة رسائل إلكترونية آخر تابع لشركة أخرى. إن واجهة تطبيق (Gmail) مشابهة جدا لواجهة المتصفح وقد أصبح استخدامه سهلا جدا بعد أن طورت "جوجل" خاصية إرفاق الملفات الموجودة على الهاتف أو الدرايف فأصبحت أسهل بكثير.