أصبح هناك اتجاها جديدا للكثير من الشركات وخصوصا الكبرى التي تهتم بالموازنة بين الحياة العملية والاجتماعية للعاملين فيها، والتي تهدف إلى تدعيم فكرة العمل عن بُعد إذا كان هناك إمكانية لذلك، من أجل منح العاملين وقتًا أكبر لممارسة حياتهم الشخصية وقضاء وقت أكبر مع أسرهم بالإضافة إلى توفير الوقت والجهد المبذولين يوميًا في طريق الذهاب إلى العمل بشرط الحفاظ على مستوى الإنتاجية والجودة في العمل عن بُعد والاستفادة من المميزات الكثيرة التي تمنحها تلك الوسيلة.
التطور التكنولوجي وأثره في حياتنا
أدى التطور التكنولوجي الكبير في مختلف المجالات إلى ظهور الكثير من الأدوات التي زادت من إنتاجية العمل عن بُعد وحسّنت من أداء الموظفين، وذلك من خلال تسهيل التواصل بين جميع أعضاء فريق العمل وإتاحة متابعة المهام التي يجب إنجازها أولًا بأول عن طريق قوائم المهام وتقارير العمل، والخطط التي أصبح إعدادها بشكل مسبق سهل جدًا، الأمر الذي أدى إلى توفير الكثير من الوقت والمجهود وإمكانية إنجاز الأعمال المحددة بشكل أسهل وأكثر دقة، ومن أبرز تلك الأدوات التي يجب عدم الاستغناء عنها لزيادة إنتاجية العمل عن بُعد:
1. ToDoList
تُعد هذه الأداة من أكثر الأدوات انتشارًا بين العاملين عن بُعد وكذلك الطلاب، فهذه الأداة بالإضافة إلى سهولة استخدامها إلا أنه يمكن تنزيلها أيضًا على هواتف IOS وأندرويد وكذلك أجهزة الكمبيوتر باختلاف أنواعها. وتقوم فكرة ToDo List على تنظيم المهام المطلوبة عبر التاريخ والوقت مما يساهم في إنجاز هذه المهام بسهولة وسرعة، وتتحلى هذه الأداة بالكثير من المميزات أهمها:
- إمكانية الوصول إليها في أي وقت وأي مكان حتى في حالة عدم الاتصال بالإنترنت.
- يمكن مشاركتها مع باقي أفراد فريق العمل أو الأصدقاء للمشاركة في إنجاز هذه المهام إذا كان لديكم مشروع أو مهام مشتركة.
- إمكانية التنبية إذا حان موعد أداء أي مهمة وذلك من خلال تحديد التاريخ والوقت الخاص بكل مهمة في القائمة.
2. Trello
تلجأ الكثير من فرق العمل أو العاملين على مشروع دراسي واحد إلى استخدام هذه الأداة على نطاق واسع نظرًا لسهولة استخدامها وقدرتها على تنظيم المهام المطلوبة من كل عضو داخل الفريق، المميز في هذه الأداة هو إمكانية إعداد قوائم رئيسية يوجد بها جميع المهام المطلوبة من أعضاء الفريق العمل عليها أو تحديد المهام الخاصة بكل عضو بشكل منفصل على هيئة بطاقات تحتوي على اسم كل منهم والمهام المطلوبة منه.
3. Freedom
يتضح من خلال اسم هذه الأداة أنها خاصة بمنح بعض الحريات أو حجبها، وهذا بالفعل الهدف من هذه الأداة العبقرية، فالكثير منا يجد صعوبة في الالتزام بالعمل خاصة إذا كان عن بُعد، إذ أن الموظف يجد بعض الحرية الزائدة في استخدام وسائل التواصل الاجتماعي أو مواقع الفيديو أو الألعاب وغيرها، فيكون هناك إهدار كبير للوقت المخصص للعمل، لذلك جرى ابتكار هذه الأداة.
تقوم فكرة Freedom على إعداد قوائم سوداء تعمل على حجب عدد من المواقع التي يقوم الشخص بتحديدها أثناء وقت العمل، فيتم إيقاف عمل هذه التطبيقات والمواقع خلال ساعات العمل لتعود مرة أخرى بعد الانتهاء منه، الأمر الذي يجعل معدل تركيز الشخص أعلى لأنه يصبح بعيدًا عن الأشياء التي قد تكون سببًا في تشتيت انتباهه وإهدار وقته.
4. Asana
تتشابه فكرة هذه الأداة كثيرًا مع أداة ToDoList، إذ أنها تصلح لفريق العمل الذي يعمل عن بُعد من خلال قيام قائد الفريق بإعداد قوائم بالمهام المطلوب إنجازها وتوزيعها على أعضاء الفريق، على أن تكون هذه المهام مربوطة بوقت محدد كي تنتهي، ما يخلق نوعًا من الالتزام والشفافية بين أعضاء الفريق أو يقوم كل فرد بإعداد القائمة الخاصة به وتحديد المهام التي سيعمل عليها خلال هذا الأسبوع أو هذا الشهر فيُنمي لدى الأشخاص الإحساس بالمسؤولية.
تتميز هذه الأداة بإمكانية مشاركة الملفات والمستندات الخاصة بالمهام المطلوبة ووضع ملاحظات على هذه المهام ليتم مراجعتها من قبل العاملين عليها أولًا بأول.
5. Forest
يجد الكثير من الأشخاص الذين يعملون عن بُعد فائدة كبيرة جدًا في التشجيع على إنجاز المهام المطلوبة دون إلهاء أو تشتيت للانتباه مما ينعكس بشكل إيجابي جدًا على إنتاجيتهم؛ لذلك اعتمدت فكرة Forest على تشجيع العاملين عن بُعد على الابتعاد عن أي مشتتات للانتباه أهمها وأبرزها الهاتف المحمول أثناء الوقت المخصص للعمل وذلك من خلال فكرة زرع بذرة رقمية تتحول إلى شجرة كلما زاد الوقت الذي تم قضاؤه في إنجاز المهام المطلوبة دون الالتفات إلى تصفح الهاتف والعكس صحيح فإذا قام الشخص بتصفح الهاتف أثناء وقت العمل تموت الشجرة، فهذه الفكرة تشجع الأشخاص على أداء المهام المطلوبة بتركيز كبير.
6. Zoom
أكثر ما كان يُمثل عائقًا في فكرة العمل عن بُعد هو كيفية حضور الاجتماعات سواء بين أعضاء الفريق لمناقشة ومتابعة مهام العمل، ولكن استطاعت زووم Zoom حل هذه المشكلة من خلال خاصية عقد الاجتماعات سواء باستخدام مكالمات الفيديو الجماعية عن طريق استخدام كاميرا الهاتف أو الكمبيوتر أو عن طريق المكالمات الصوتية، تستطيع هذه الأداة عقد اجتماعات عبر الإنترنت لما يزيد عن 100 شخص تقريبًا لمدة 45 دقيقة بشكل مجاني بالكامل.
7. Dewo
يلجأ عدد كبير من الأشخاص الذين يعملون عن بُعد إلى استخدام هذه الأداة لمساعدتهم في زيادة معدل التركيز والحد من تشتت الانتباه أثناء وقت العمل، وذلك من خلال حجب المواقع والتطبيقات الخاصة بالمراسلة مثل "فيسبوك" و"واتس آب" و"جي ميل" وغيرها، ويتم تفعيل هذه الأداة بشكل مباشر عند إدخال الوقت المخصص للعمل، مانعة ظهور أي إشعارات أو رسائل، كما أنها تعمل على إرسال رسائل تنبيه بمواعيد الاجتماعات أو المهام التي يجب إنجازها في هذا الوقت مما يزيد من إنتاجية العمل عن بُعد.
8. LastPass
يجد الكثير من الأشخاص الذين يعتمدون على فكرة العمل عن بُعد صعوبة كبيرة في الدخول على الكثير من المواقع المختلفة التي تتطلب تسجيل الدخول وإنشاء كلمة مرور قوية، لذلك تم ابتكار LastPass الذي يمكنه انشاء كلمات مرور قوية جدًا والاحتفاظ بها مع إبقاء تسجيلك على هذه المواقع، لتكون بيانات تسجيل دخولك في أمان كامل، بالإضافة إلى عدم الحاجة إلى تسجيل الكثير من البيانات الشخصية في كل مرة يتم فيها الدخول على هذه المواقع.
9. Klaus
هناك بعض الأعمال التي تعتمد على التعامل المباشر مع العملاء إما عن طريق رسائل البريد الإلكتروني أو المحادثات الهاتفية، ما يجعل فكرة العمل عن بُعد صعبة بعض الشيء، ولكن الأمر أصبح سهلًا من خلال Klaus التي تُتيح للمدراء متابعة الأداء الخاص بجميع أعضاء فريق العمل من خلال الإطلاع على سجل المكالمات الهاتفية ومراجعتها أو عن طريق المكالمات المسجلة أو الرسائل المحفوظة.
10. Slack
من المحتمل أنك مشترك بالفعل في Slack، فهذه الأداة هي الملك بلا منازع في صناعة تطبيقات الدردشة وتوزيع المهام على بعد. تعتبر Slack منصة اتصالات للأعمال والشركات تدمج العديد من المهام في صفحة واحدة، بل لسهولة العمل عليه سواء من ناحية الإعدادات أو التثبيت، فيمكن الدردشة عليه وإرسال الرسائل المباشرة وتفتح جروبات خاصة بكل مشروع وإرفاق الملفات والمستندات، لتتحد هذه الميزات وتجعلها خيارًا موثوقًا به ورائعًا لأي شخص تقريبًا في عالم الشركات.
زيادة إنتاجية العمل عن بُعد تتطلب الكثير من الأمور أولها وأهمها هو الالتزام والحرص على إتمام الأعمال المطلوبة على أكمل وجه والتخلي عن فكرة عدم وجود رقيب على وقتك وأفعالك، فبالنهاية أنت موظف ومطلوب منك القيام بمهام وواجبات معينة، والأدوات التي ذكرناها ستساعدك بكل تأكيد على تحقيق المطلوب منك.
التعليقات