أفضل طرق تنظيم الوقت

نعيش اليوم في عالم مليء بالتوتر والقلق ويرافقنا شعور دائم بأننا متأخرون. قد يكون تنظيم الوقت من أهم المهارات للتحكم بأعمالك وإنجازها بشكل سليم والتمتع بوقت الفراغ والأنشطة التي يمكن القيام بها خلاله أيضا. سنقدم لكم في هذا المقال بعض النصائح والحيل لتنظيم الوقت وجعل الحياة أبسط وأسهل بكثير.

التنظيم الشهري

يمكن لجدول زمني شهري أن يفيد لترقب أوقات تسليم العمل النهائية بشكل يتيح تصور الشهر كاملا من قبل الشخص مما يمكنه من حساب الوقت المتبقي لكل مهمة. فكر بالأمور الضرورية عند النظر إلى الجدول الشهري. هل هناك موعد محدد لإتمام عمل أو مهمة ما؟ هل هناك موعد عند الطبيب؟ هل هناك موعد لقاح لطفلي؟

الجميل في هذه النصيحة أن الشخص ليس بحاجة لجدول أو تطبيق معقد لتنظيم الجدول الزمني الشهري وإنما تكفي روزنامة بسيطة ورقية يتم تعليقها في المطبخ لأداء هذه المهمة.

التخطيط العائلي للوقت

من المهم أثناء التخطيط لمشاريعك وأعمالك المستقبلية التفكير باحتياجات عائلتك. يمكن مقارنة الجداول الفردية لكل شخص في الأسرة مع الآخر والتنسيق للأعمال المشتركة أو التفكير مسبقا بأنشطة الأطفال أو المواعيد المهمة للزوج أو الزوجة.

يمكن استعمال تقويم ذو ألوان للحصول على جدول واضح عبر تخصيص لون محدد لكل فرد من أفراد الأسرة والانتباه إلى تقاطع الألوان أو تضاربها مع بعضها البعض عند إتمام الجدول العائلي. ومن المهم التفكير بأولويات الآخرين والتعاطف مع احتياجاتهم عند القدرة على تغيير بعض المواعيد مثلا. ومن المهم عند اعتماد هذا الأسلوب أن يكون جدول كل شخص متاحا لكل أفراد الأسرة لأنه من المستحيل تذكر مواعيد الجميع تلقائيا.

تحديد الأولويات

يصبح التخطيط للمستقبل أسهل وأبسط بكثير عند تحديد أولوياتك. إذ أن بعض المهمات قد تكون طارئة وبعضها الآخر محببا أو مرغوبا بينما يكون بعضها الآخر غير مهما. أثناء ترتيب أولوياتك يمكنك الإجابة على هذه الأسئلة لتحديد أهمية المهام:

• هل هذه المهمة ضرورية جدا أم هل يمكن تأجيلها للشهر القادم؟
• هل لدي ما يكفي من الوقت لإتمام هذه المهمة بشكل سليم؟
• هل أحتاج إلى مساعدة أحد ما لإتمام هذه المهمة؟

أخذ وقت الراحة بعين الاعتبار

يقع معظمنا في خطأ فادح أثناء وضع جدول زمني لأعمالنا في المستقبل عندما نضع بعين الاعتبار فقط المهمات والأعمال والأنشطة الضرورية والامتحانات ومواعيد العمل والمواعيد الشخصية. لكن أين وقت الراحة؟ يجب وضع وقت الراحة تماما كغيره من المهمات في الجدول الشهري لأن إجهاد النفس قد يكون له أضرار على انتاجية الشخص في العمل كما أنه قد يؤدي إلى مشاكل صحية ونفسية.

يمكن التفكير بوقت الراحة على أنه استثمار طويل الأمد وخصوصا إذا كنت مجهدا أو مكتئبا أو حتى تشعر بالتوتر الدائم. مع بعض الراحة ستتمكن من استغلال وقتك لأقصى درجة. على سبيل المثال يمكنك تخصيص وقت لتقضيه مع العائلة أو مع شريك حياتك أو حتى في الأنشطة والهوايات التي تحبها.

التخطيط الأسبوعي

يمكن لجدول أسبوعي أن يلعب دورا مختلفا عن الجدول الشهري عبر جعله أكثر دقة وشرح المهام بإسهاب أكثر. يمكن لمهام الجدول الأسبوعي المحددة أن تتيح لك القرار حول موازنة أيامك القادمة.

يمكنك البدء عبر ملء جدولك الأسبوعي بالأنشطة الرئيسية لديك والمواعيد والأمور الطارئة ثم التدرج في المهام حتى الوصول إلى المهام غير الضرورية. كل ما عليك التفكير به هنا هو التوازن الجيد.

المحافظة على أوقات فارغة

الحياة مليئة بالأمور الطارئة والمهام التي تظهر فجأة ولذلك من المهم ترك أوقات دون تخصيصها لمهام أو نشاط ما لتكون متاحة للمهام الطارئة. أما إذا لم يطرأ أمر تحتاج هذه الأوقات له فبالإمكان شغلها بأمر كنت قد أجلته أو بالاسترخاء أو أي نشاط آخر تراه مناسبا.

الاستعانة بالمقربين والأصدقاء

لا بأس في بعض الأحيان أن يستعين الشخص بأحد الأقارب أو الأصدقاء لأداء مهمة يصعب تنفيذها بسبب ضيق الوقت. بالطبع يمكن أن يحتاجك هذا الصديق أو القريب لمساعدته في مهمة أخرى يوما ما. في الحقيقة قد تقوي هذه الحاجة المتبادلة روابط الصداقة والمودة وتشعرك أن هناك شخصا يمكن الاعتماد عليه يهتم لأمرك.

التخطيط للتسوق

يضيع الكثيرون وقتا ثمينا لأنهم يذهبون للتسوق في الوقت الخاطئ من النهار. إن أفضل وقت لتسوق الحاجيات المنزلية هو صباحا في يوم العطلة لتفادي الازدحام. كما أن طلب الحاجيات عبر الانترنت قد يكون مفيدا لتلافي ضياع الوقت أيضا.

إذا كان لديك متسع مكاني في المطبخ أو مكان مخصص لحفظ الحاجيات بشكل صحي فيمكنك شراء كميات كبيرة من الحاجيات المنزلية مما يوفر عليك رحلة طارئة إلى السوبر ماركت. بالإضافة إلى ذلك فإن تواجد المأكولات الصحية في المنزل مثل اللحوم والخضروات والطماطم المعلبة يمكن أن يدفع الشخص لطبخ طعام صحي في المنزل بشكل مريح دون أن يكون الطبخ مسبوقا برحلة سريعة للتسوق.

تنظيم الأعمال المنزلية

يمكن توزيع المهام المنزلية مثل تنظيف الأطباق بعد العشاء على أفراد المنزل بشكل دوري كما أنه من الصعب لأفراد الأسرة التهرب من المهمات المنزلية إذا كان قد تم الاتفاق عليها مسبقا.

أثناء توزيع المهام يجب أن يكون الجميع منطقيين ومتعاونين، على سبيل المثال إذا عادت المرأة متأخرة من عملها فلا بأس أن يساعد الزوج في تسخين طعام البارحة أو تحضير الأطفال للغداء أو إفراغ سلة المشتريات إلى أماكنها في المطبخ. بالطبع يمكن التفكير بتفضيلات الشخص من المهام على سبيل المثال إذا كان زوجك من هواة الطبخ فقد لا يمانع هو تولي هذه المهمة بينما تساعدينه أو تنظفين الأطباق من بعده.

استخدام جدول يومي

يمكن القول إن الجدول اليومي هو الأكثر تحديدا وإسهابا وهو القابل للتعديل ووضع الملاحظات بشكل أكبر. من المهم أثناء وضع الجدول اليومي أن يكون الشخص منطقيا من حيث الوقت اللازم لكل مهمة. يمكن استخدام روزنامة الهاتف الذكي لتنظيم اليوم أو اتباع الأسلوب القديم وحمل مفكرة ورقية وخصوصا عند اعتماد أسلوب قائمة المهام To Do List.