أهمية إدارة الوقت

يحتاج الجميع تعلم مهارة إدارة الوقت لزيادة الزمن الذي ينتجون فيه ويطورون أنفسهم وأعمالهم وخصوصا الطلاب وأصحاب المشاريع الناشئة والذين يعملون عن بعد. كما تعتبر هذه المهارة مهمة جدا بالنسبة للشركات الصغيرة التي عليها أن تحدد أولوياتها للتمكن من الوصول إلى أهدافها بوقت قياسي. عندما تدير وقتك بشكل فعال ستتمكن من انتهاز الفرص العملية بشكل أفضل واستمرارية ناجحة.

ما هي إدارة الوقت؟

تُعرف إدارة الوقت بأنها استراتيجية التخطيط للوقت المتاح والتحكم بالوقت الذي يتم قضاؤه في مهمات محددة بهدف العمل بشكل فعال أكثر. تتسم إدارة الوقت بأنها سهلة للبعض وصعبة للبعض الآخر، إلا أن كل البشر قادرون على تطوير مهاراتهم في إدارة الوقت مع التدريب.

أهمية إدارة الوقت

من دون القدرة على إدارة الوقت، يمكن للشركات والمكاتب الناشئة أو حتى المخضرمة أن تعاني من صعوبات كثيرة مثل:

• إنتاج نوعية عمل سيئة.
• تفويت مواعيد تسليم العمل.
• رفع مستوى التوتر والضغط في مكان العمل.
• اختلال توازن العمل والحياة الشخصية.
• تهديد السمعة المهنية.

وفي المقلب الآخر توفر مهارات إدارة الوقت الجيدة القدرة على التحكم بنهار العمل وأوقات الدوام لتتمكن من بناء عملك الخاص من دون تهديد التوازن بين الحياة العملية والحياة الشخصية.

نتائج إدارة الوقت العملية

تحسين الأداء

عندما يقوم شخص ما بتحديد مهامه الضرورية لليوم مع تحديد الوقت المخصص لكل مهمة منها ستتشكل لديه فكرة واضحة عن كل واجبات اليوم وعن النافذة التي يمكن أن تشغلها كل مهمة. تشير الدراسات إلى أن اتباع برنامج معين وواضح يوفر وقتا طويلا يقضيه الشخص في تقرير ما يفعله أولا وكيف يقلص وقت المماطلة أو التقاعس ولا تسمح بالانشغال بأمور جانبية قد تشتت الانتباه.

إنتاج عمل أفضل

عندما لا يضطر الشخص للعمل بشكل صاروخي للتمكن من إنهاء مهمة ما في الموعد المحدد لها فمن الطبيعي أن يكون لديه وقتا أكبر للتفكير والتمعن بها وبتفاصيلها ودقتها. إن إدارة الوقت قادرة على تحديد الأولويات من بين المهام المدرجة في البرنامج اليومي لضمان توفر الوقت الكافي لإنجاز كل مشروع على أكمل وجه. من المثبت أن نوعية العمل تتحسن بشكل ملحوظ عندما يكون هناك وقت كاف لإتمام المهمة بدل مسابقة الزمن لإنهائها كيفما اتفق.

التقيد بالمواعيد المهنية

إن إدارة الوقت الفعالة تتمثل بتخصيص نوافذ زمنية محددة لكل مهمة مدرجة في جدول المهام. يبرمج الكثيرون هذه النوافذ في جداول أعمالهم مسبقا ليتمموا العمل على مهمة ما خلال بضع أيام أو لإنهائها بشكل سريع لإتاحة المجال لأنفسهم بأن يكون هناك نافذة إضافية من الوقت للتعامل مع أي تحديات تطرأ على العمل أو عند الحاجة للتعديل أو التنقيح. بشكل عام يمكن القول إن اتباع إدارة الوقت في العمل يمكن أن يضمن انتهاء المهام في وقتها المحدد كل مرة.

تقليل القلق والضغط

من السهل جدا الوقوع في فخ التوتر والقلق عندما يكون جدول المهام مزدحما سواء كان ذلك بالنسبة لجدول المهام العملية أو الشخصية. أما في حال اتباع إدارة الوقت الفعالة فيمكن تحديد الأولويات من بين هذه المهام وإنجاز أكثرها أهمية في البداية ثم الانتقال إلى الأولويات التي تليها.

بهذه الطريقة يمكن أيضا معرفة الوقت المخصص لكل مهمة وعدم الوقوع في الحيرة حول المهمة التالية وإضاعة الوقت في التفكير في هذه النقطة، كما أن الوقت اللازم لإنهاء كل المهمات سيكون محددا واضحا ما يتيح الاستعانة بأشخاص آخرين للمساعدة عند الحاجة أو حتى تأجيل بعض المهمات التي لا تأتي في مقدمة الأولويات. إن إدارة الوقت طريقة مضمونة لتخفيف مشكلة التوتر عند الأشخاص أصحاب المهام والمشاغل الكثيرة.

تحسين فرص العمل

يمكن لإدارة الوقت الفعالة أن تجعل الشخص موظفا يمكن الاعتماد عليه بشكل أكبر بكثير عبر تسليم المهمات الموكلة إليه في الوقت المحدد لها وبنوعية عمل ممتازة. بدورها هذه النقطة يمكن أن تحسن من المركز الوظيفي وتجعل الشخص موظفا ذا قيمة عالية في الشركة وسمعة مهنية ممتازة ما يتيح له البحث عن فرص عمل أفضل في المستقبل.

زيادة الثقة بالنفس

عندما يتمكن الشخص من مهارات إدارة الوقت بشكل ناجح وفعال فيصل إلى مرحلة فاعلية العمل والأداء والتمكن من الالتزام بالمواعيد والموازنة بين الحياة العملية والشخصية يكتسب تلقائيا شعورا بالإنجاز والثقة بقدراته. إن المواظبة على إتمام لائحة المهام اليومية بحد ذاتها محفز كبير للقيام بتطوير النفس بشكل أكبر ولتطوير مهارات إدارة الوقت بأمثل وجه والتجرؤ على الانقضاض على فرص عملية وشخصية أهم في الحياة.

نصائح أساسية لإدارة الوقت

التخطيط المسبق

يمكن القول إن التخطيط المسبق للمهام التي يجب إنجازها يعتبر الركيزة الأساسية لإدارة الوقت الفعالة والناجحة. يجب أيضا معرفة الأوقات الشخصية التي يكون نشاط الشخص فيها في ذروته فبعض الأشخاص نشيطون في الصباح الباكر بينما آخرون يعتبرون أنفسهم أكثر إنتاجية خلال المساء أو حتى في ساعات الليل. بهذه الطريقة يمكن تخصيص وقت ذروة النشاط للمهام الصعبة والتي تحتاج إلى تركيز عال.

تحديد الأولويات

يجب تقييم كل مشروع بشكل منفرد للوصول إلى قرار حول أكثر الأمور أهمية في الوقت الراهن للقيام بها على الفور وترك الأمور التي تصنف بأنها أقل أهمية ويمكن تأجيلها إلى وقت آخر.

عدم السماح بتشتت الأفكار

إن الأمور التي تشتت الانتباه هي أكثر ما يؤخر ويقتل وتيرة الإنتاج. مواقع التواصل الاجتماعي والهواتف الذكية بشكل عام وزملاء العمل الثرثارون كلها تأتي في مقدمة الأمور التي تشغل الموظف عن أداء عمله. تقدر إحدى المجلات الأميركية أن ثلث الموظفين في أميركا يمضون حوالي 3 ساعات بشكل يومي بين الأمور التي تشتت انتباههم. يمكن التخلص من إلهاء الهاتف الذكي عبر وضعه في درج المكتب لفترات طويلة أو إطفاؤه.

تفادي الفوضى في جداول المهام

يعني ذلك التركيز في كل مهمة تقوم بها بشكل منفصل وعدم الخلط أو العمل على أكثر من مهمة في آن واحد وتقدير الوقت الكافي للمهمات بحق أي أن لا يتم تخصيص نصف ساعة لمهمة تحتاج لساعة من الزمن.