إدارة الوقت والإنتاجية: تقنيات التخطيط الفعال وتحديد الأولويات

هل فكرت يومًا أن مدة 24 ساعة في اليوم كافية من أجل القيام بكافة المهام التي تحتاجها كل يوم؟ وأنه بإمكانك إتمام جميع الأعمال اليومية وقضاء وقت مع الأسرة والاهتمام بتربية الأولاد، وأخذ قسط من الراحة وأيضًا النوم لمدة تكفي أن يرتاح فيها جسمك وجهازك العصبي كاملًا؟

إذا كانت إجابتك لا، فأنت بالفعل بحاجة إلى التخطيط الفعال وتحديد أولوياتك لزيادة الإنتاجية في العمل وإدارة وقتك بالكامل؛ فعملية تحديد الأولويات واحدة من أهم وأقدم التحديات في الحياة، كما أنها خطوة مهمة وضرورية في العمل، فلا يمكنك العمل بعشوائية بل يجب أن تُحدد من أين تبدأ وكيف تنتهي، وأن تنظم وقتك جيدًا كي لا تصاب بالتوتر أو تشعر بالضغط تمامًا.

بالإضافة لذلك يجب الالتزام بنظام واضح يمكنك من خلاله السيطرة على زمام الأمور في عملك وحياتك بالكامل دون أن تتقدم إحدى المهام على الأكثر منها أهمية، ومن المهم أن تعلم أنه وسط الكثير من المهام الموجودة، سواء إن كانت شخصية أم مهنية فإنه يمكن أن تنظم أمورك بطريقة أفضل لكي تكون أكثر إنتاجية محققًا كل ما خططت له.

كيف تُحدد أولوياتك في العمل؟

• كتابة قائمة بجميع المهام المطلوبة

لكي تُحدد أولوياتك يجب عليك أن تقوم أولًا بمعرفة كل ما تحتاج لإنجازه كي تبقى الصورة واضحة أمامك دون أن تنسى أي شيء، ومن أجل ذلك احرص على تدوين جميع مهامك حتى المهام العادية منها التي تقوم بها وسط ساعات العمل الرئيسة لأنها جزء من وقتك.

فعلى هذه القائمة أن توفر المعلومات الواضحة والوافية عن المواعيد التي من المفترض أن تُنهي فيها كل مهمة، إذ أن تحديد الأولويات في التخطيط هو أمرٌ أساسي للحصول على خطة تنفيذ ناجحة، لأن عدم تطبيق خطة إلزامية سيؤدي إلى كثرة التأجيل.

• تسليط الضوء على المهام الأهم أولًا

يجب عليك أن تعرف جيدًا ما هو الأهم في العمل وترتيب المهام وفقًا لأهميتها وضروريتها، إذ أن هناك أشياء مُلحة تمامًا وعاجلة لا تحتمل التأجيل، وهناك أشياء مهمة ولكن من الممكن ترحيلها قليلًا.

• تجنب تضارب المهام

في بعض الأحيان قد تتمكن من القيام بأكثر من مهمة في ذات الوقت خاصة إذا ما كانت بسيطة، ولكن هذا كل شيء فمع زيادة الصعوبة أو كثرة المهام سيصبح الأمر مربكًا سواء من ناحية الإدارة أو الإنجاز، والنتيجة الحتمية هي الحصول على جودة أقل والإنجاز في وقت أطول وبالتالي انخفاض الإنتاج، لذلك يجب عليك تجنب المهام المزدوجة وأن تقوم بكل مهمة على حِدة والبعد عن عوامل تشتت التركيز، لأن ذلك من شأنه إبعاد تفكيرك عن كل ما هو مهم وانشغاله بأي شيء.

• وضع الجهد المبذول لكل مهمة في الحسبان

عند كتابتك لقائمة مهامك اليومية تأكد من إدراج المهام الكبيرة والصغيرة معًا، لأنه عند إضافتك المهام الكبيرة فقط ستعر بالضغط النفسي، ومن هنا ربما ستلجأ إلى التهرب خوفًا من مواجهة الضغوط والأمور المتراكمة، ولكن يمكن التغلب على ذلك بسهولة وذلك عندما تبدأ بتقدير كم الجهد المبذول في كل مهمة، وبالتالي تقوم باختيار المهمة التي تناسب طاقتك في ذلك اليوم، فتقوم بالمهام التي تأخذ القليل من الوقت والجهد فتنتهي منها بسرعة شاعرًا بالإنجاز الذي يدفعك نحو الاستمرار والعمل.

• المرونة وقابلية التكيف

يجب عليك أن تتحلى بالمرونة وأن تتقبل أثناء التخطيط إمكانية تغير أولوياتك ومهامك مع الوقت، لذلك يجب أن يكون في خطتك احتمالية حدوث ما هو غير متوقع، فيكون ذلك من خلال توفير بعض الوقت في جدولك لأي أمر طارئ أو مفاجئ، والخروج بقائمة مناسبة مهما أضفت أو غيرت بها تتضمن أولوياتك اليومية.

• تجنُّب المشتتات والحفاظ على تركيزك

مفتاح الإنجاز هو التركيز والبُعد عن المشتتات التي قد تتسبب في تأخرك عن القيام بما هو مطلوب منك أو عدم قدرتك على القيام بها، لذلك حاول توفير بيئة عمل مناسبة تساعدك في التركيز بعيدًا عن أي شيء اّخر، وذلك لتتمكن من الانتهاء من مهامك المحددة في ذلك اليوم.

• فهم أهدافك وتحديدها بوضوح

إن عملية تحديد الأولويات ليست مهمة فقط في إدارة الوقت، ولكنها أمرٌ أساسي أيضًا من أجل تحقيق الأهداف الكبيرة بعد ذلك، إذ أن معرفة ما تعمل من أجله يساعدك في الاستمرار وتحديد المهمة الأكثر صلة بالنتائج المطلوبة مستقبلًا، ويتم ذلك من خلال تقسيم الأهداف السنوية الكبيرة إلى أهداف أسبوعية وشهرية لتستطيع العمل على تحقيقها على المدى البعيد.

• مراجعة قائمة مهامك باستمرار

قد تتغير أولوياتك في فترة ما من حياتك أو تحدث مستجدات تقلب لك القائمة رأسًا على عقب، لذلك من المهم مراجعة قائمة أولوياتك بشكل متكرر بعد استعادة التركيز أو إعادة ترتيبها وفقًا للظروف الطارئة وتغيير المواعيد وفقًا لما تحتاجه في المرحلة النهائية.

فوائد تحديد الأولويات في العمل والحياة الشخصية

إذا قمت بترتيب أولوياتك خصوصا في العمل فإن هذا سيعود عليك بالعديد من الفوائد وسوف تلاحظ التغيير من خلال حياتك المنظمة وإنتاجك الأعلى، ليس هذا فحسب بل قد يتوفر لديك المزيد من الوقت لاستغلاله في أشياء أخرى كإيجاد وقتٍ لنفسك أو أخذ قسط من الراحة أو حتى قضاء أوقات ممتعة مع أسرتك وأصدقائك؛ وتكمن فوائد تحديد الأولويات في ما يلي:

1. الموازنة بين العمل والحياة الشخصية

إذا قمت بترتيب أولوياتك فسوف تشعر بالإنجاز، كما أنك ستحصل على مزيد من الوقت للقيام بنشاطات أخرى أو أخذ قسط من الراحة والاسترخاء وهذا أفضل من الانخراط في العمل لساعات طويلة دون إنتاج، إذ يساعد ذلك على الموازنة بين العمل والحياة العادية كما يمنع تعرضك لما يسمى بالاحتراق الوظيفي الذي قد يحدث بسبب الانغماس في العمل معظم الوقت، فتتحول مع الوقت فكرة تحديد الأولويات في العمل إلى مهارة تطبقها في مختلف أمور حياتك.

2. زيادة التركيز والإنتاجية

عندما تقوم بتحديد أولوياتك في العمل قبل البدء فيه، فإنك بالتأكيد تزيد من فرص التركيز وتقضي على الشعور بالتشتت وسؤال من أين أبدأ؟ كما أن هذا الأمر سيساعدك على التخلص من الارتباك وتحديد الأهم ثم المهم، ليعزز كل هذا في النهاية من كفاءة وفعالية جهدك محققًا أفضل النتائج، الأمر الذي سينعكس إيجابًا في ارتقائك لسلمك الوظيفي.

3. تقليل التوتر والضغط النفسي

تراكم الكثير من العمل وعدم القدرة على القيام به وفق خطة محكمة يزيد من عبء التفكير والإرهاق والتوتر بسبب عدم القدرة على إنجاز كل ذلك في الوقت، لذلك يجب عليك أن تقوم بتحديد أولوياتك لتستطيع تحقيق النتائج المطلوبة دون العيش تحت وطأة الضغط أو الأعصاب المشدودة.

4. حسن إدارة الوقت

تحديد الأولويات وإدارة الوقت هما وجهان لعملة واحدة، فعندما تعرف أهم ما عليك القيام به فإنك ستستطيع أن تجعله الأولوية في يومك، وهنا تكمن الإدارة الناجحة للوقت دون أن يضيع في التفكير بدون عمل مُثمر، وبذلك تستطيع أن توفر وقتك وجهدك وتستثمرهما بالشكل الصحيح.

في النهاية يجب أن تعلم أن لكلٍ منا أولويات في حياته، وترتيب حياتك بشكل مناسب يتيح لك إتمام المهام اليومية وتحقيق أهدافك فهو مفتاح سعادتك، لأن عدم اتمام أمورك سوف يشعرك دومًا بالتأخر وعدم نجاحك في إنجاز أي شيء وبالتالي تفقد سعادتك وشغفك تجاه العديد من الأمور.